Prüfungen bereits abgewickelter Baumaßnahmen sind dann sinnvoll, wenn die Baumaßnahme die angestrebte Terminierung, die Kostenziele oder die Qualitätsstandards nicht erreicht hat.

Grundlagenermittlung

Nachträgliche Änderungen in der Bauwerksnutzung, ungenaue Angaben bei der Ermittlung der technischen Anforderungen oder falsche Vorrausetzungen bei der Bebaubarkeit sind einige der Ursachen für Mehrkosten.

Prüfen der Vorplanung

Ausgehend von der Grundlagenermittlung werden die ersten Planungsschritte umgesetzt. Am Ende der Vorplanung wird die Kostenschätzung auf der Basis der DIN 276 aufgestellt, die dem Bauherrn die erste finanzielle Übersicht über sein Vorhaben ermöglicht.

In diesem Stadium sind die Beteiligten noch darauf bedacht, dem Bauherrn möglichst geringe Kosten zu nennen, um die Ausführung des Vorhabens nicht zu gefährden.

Die Prüfung erstreckt sich auf das Umsetzen der Grundlagenermittlung und die Inhalte der Kostenschätzung.

 

Prüfen der Entwurfs- und Genehmigungsplanung

In dieser Planungsphase werden alle planungsrelevanten Daten in einem Entwurf dargestellt, die dann zum Erstellen einer Genehmigungsplanung, die der Baubehörde zur Genehmigung vorgelegt wird, notwendig sind. Nach Abschluss der Entwurfsplanung sind die Kosten der einzelnen Gewerke in einer Kostenberechnung darzustellen.

Danach werden dann die nötigen Mittel für die weitere Planung und für die Baumaßnahme zur Verfügung gestellt und der Fortgang des Vorhabens festgelegt.

Es muss geprüft werden, ob alle Planungsvorgaben enthalten sind und ob eine wirtschaftliche Planung vorliegt. Die Inhalte der Kostenberechnung werden auf Übereinstimmung mit der Planung und auf die Höhe der Kostenansätze geprüft.

 

Ausführungsplanung

Die Ausführungsplanung sollte erst nach Erteilung der Baugenehmigung begonnen werden, um alle Einwände, Ergänzungen und Nachforderungen der Baugenehmigung mit einfließen zu lassen. Oft wird aus Zeitgründen schon mit der Ausführungsplanung und dem Leistungsverzeichnis begonnen, ohne die Baugenehmigung abzuwarten. Das hat zur Folge, dass durch eventuelle Auflagen in der Baugenehmigung schon die ersten Nachforderungen bzw. Änderungen entstehen können, die dann zu zusätzlichen Kosten führen.

 

Die Ausführungsplanung wird auf Übereinstimmung mit der Entwurfsplanung geprüft, sowie auf Übernahme der Bauauflagen und auf evtl. Planungsänderungen mit Kostensteigerungen gegenüber der Entwurfsplanung. Bei ersichtlichen Kostensteigerungen soll durch geeignete Maßnahmen wieder die Höhe der Kostenberechnung und der bereit gestellten Mittel erreicht werden.

 

Erstellen von Leistungsverzeichnissen oder Leistungsbeschreibungen

Leistungsverzeichnisse werden auf der Grundlage der bestehenden Ausführungsplanung erstellt. Um Zeit zu sparen werden Leistungsverzeichnisse teilweise schon nach der Entwurfsplanung aufgestellt und auch ausgeschrieben. Liefert die Ausführungsplanung dann weitergehende Angaben, die in den Leistungsverzeichnissen nicht enthalten sind, fallen nach Ausschreibung Nachträge der Auftragnehmer an.

Zu den Leistungsverzeichnissen gehört auch die Mengenermittlung. Vielfach wird die Meinung vertreten, dass eine Mengenermittlung nicht genau sein muss, da im Auftrag nur die tatsächlich angefallenen Mengen abgerechnet werden. Der Positionspreis ist von der Menge abhängig und damit auch letztendlich der Gesamtangebotspreis und damit der Auftragswert. Bei Mengenverschiebungen über 10% mehr oder weniger hat der Auftragnehmer darüber hinaus im VOB/B-Vertrag Anspruch auf Änderung der Einheitspreise. Die Mengenermittlung ist demnach möglichst genau durchzuführen.

Weiterhin besteht die Möglichkeit, die Leistungsverzeichnisse zum Zwecke der Angebotseinholung in den einzelnen Fachgewerken so aufzustellen, dass nur der Bieter, der spezielle Informationen erhalten hat, das günstigste Angebot abgeben kann. In einem Extremfall war von 5 Bietern der günstigste nach Ausführung der Arbeiten der teuerste.

Bis zur Aufstellung der Leistungsverzeichnisse haftet der Bauherr für die Leistungen seines Erfüllungsgehilfen, des Planers.

Die Positionen der Leistungsverzeichnisse müssen unbedingt auf Vollständigkeit der Leistungserfassung, auf verständliche Beschreibung, auf unnötige Positionen und auf Genauigkeit der Mengen überprüft werden.

Durchführung der Ausschreibung

Erhält ein Bieter Kenntnis über den Bieterkreis, kann er alle zu einem Kartell einladen, um die Angebotspreise abzusprechen. In der Regel geben die Bauabteilungen dem Einkauf die LV’s und auch gleich die Liste mit den gewünschten Bietern zum Zwecke der Ausschreibung. Begründet wird dieses Vorgehen mit speziellen Kenntnissen der gewünschten Bieter in den Anlagen des Auftraggebers, langjähriger Zusammenarbeit und Zufriedenheit mit den bisher erbrachten Leistungen.

Diese Argumentation kann zutreffen, aber ebenso kann sie der Versuch sein, guten Freunden zu Aufträgen zu verhelfen, die sich diese Mühe etwas kosten lassen. Erstellt der entsprechende Bauleiter auch die Aufmaße, so können die Zuwendungen des Auftragnehmers in überzogenen Massenberechnungen zum Ausgleich ihren Niederschlag finden.

In der Vergangenheit hat sich gezeigt, dass Einzelne, teilweise im Zusammenwirken mit eigenen Mitarbeitern bzw. mit Mitarbeitern der beauftragten Ingenieur- und Architekturbüros ihre Angebote so vorbereiten konnten, dass Submissionsbetrug möglich war.

Nach Durchführung der Ausschreibung wird der Kostenvoranschlag aufgestellt, die erste Kostenermittlung, die Angebotskosten der zukünftigen Auftragnehmer beinhaltet.

Die Prüfung ermittelt die tatsächlichen Abläufe, um durch Änderung der Ausschreibungsgewohnheiten die vorgenannten Risiken zu minimieren. Insbesondere ist sicher zu stellen, dass Kenntnisse über den Bieterkreis auf einzelne interne Mitarbeiter beschränkt bleiben.

 

Prüfen der Angebote

Die Angebote sollen zum gleichen Zeitpunkt geöffnet und im Submissionsprotokoll erfasst werden, um zu vermeiden, dass Bieter, deren Angebote noch ausstehen, über Inhalte der bereits vorliegenden Angebote informiert werden.

Werden anlässlich der Abgabe von Angeboten von den Bietern wettbewerbsverfälschende Absprachen getroffen, kann der Auftraggeber ( nach §25 Nr. 1 Abs. 1 VOB/A) solche Angebote von der Wertung ausschließen.

Im Stadium der Angebotsprüfung bietet sich eine äußerst günstige Möglichkeit der Manipulation von Angeboten der einzelnen Bieter, die der Bestechung Vorschub leisten.

 

Auftragsvergabe

In diesem Bereich versuchen die Bieter immer wieder die Vertreter des Bauherrn zu ihren Gunsten zu beeinflussen, obwohl es hier für den Bauherrn am einfachsten ist, einzugreifen. Die Auftragsvergabe sollte ausschließlich durch den Bauherrn selbst durchgeführt werden. Planer und zukünftige örtliche Bauaufsicht sollten an den Vergabegesprächen beteiligt werden, um technische Fragen zu klären. Termine der zukünftigen Bauabwicklung müssen im Vertrag vereinbart werden, um Gültigkeit zu erlangen.

Wir prüfen den Ablauf der Auftragsvergabe, zeigen Ihnen die Risiken auf und die Folgen, die daraus entstehen können. Wie muss verhandelt werden um Aufträge zu optimieren? Das Verhandeln um die höchsten Nachlässe auf den Angebotspreis ist dabei die einfachste aller Möglichkeiten der Auftragsverhandlung.

Auftraggeber der öffentlichen Hand, die bei Auftragsvergabe die Bedingungen der VOB/VOL einhalten müssen, dürfen nach der Submission über Angebotsinhalte aber nicht über Angebotspreise verhandeln.

• Prüfen von Arbeitsausführung und deren Überwachung durch die Aufsichtführenden

Baudurchführung

Hier entstehen dem Bauherrn am häufigsten Schäden durch mangelhafte Ausführung der Arbeiten, weil Vertreter des Bauherrn Minderleistungen akzeptieren und so dem Auftragnehmer Vorteile verschaffen. Bei Prüfungen hat sich gezeigt, dass Minderleistungen in der Regel nicht an sichtbaren, sondern mehr an verdeckten Bauteilen erbracht werden, bzw. an Leistungen, die nach Ausführung der Arbeiten wieder entfernt werden.

Zu den Aufgaben einer Bauüberwachung gehört auch die tägliche Kontrolle der Baustelle mit der entsprechenden schriftlichen Niederlegung der Erkenntnisse, Feststellungen usw. im Bautagebuch, ebenso der gesetzeskonforme Schriftverkehr bei Mängeln und Terminverzug. Es darf nicht so sein, dass Mängel erhalten bleiben und Terminverzüge nicht mehr eingeholt werden, weil der notwendige Schriftverkehr überhaupt nicht oder unwirksam geführt wird.

Wir prüfen, ob die örtliche Bauüberwachung die zur Abwicklung der Baumaßnahme notwendigen Leistungen erbringt.

 

Abnahme

Hier entstehen dem Auftraggeber hauptsächlich Nachteile, indem bestehende Mängel zur Behebung nicht in das Abnahmeprotokoll aufgenommen werden. Fehlerhafte Abnahmeprotokolle, in denen die gesetzlichen Erfordernisse nicht eingehalten werden, verursachen weitere Schäden zu Lasten des Bauherrn.

Wir prüfen die Abnahmeprotokolle und zeigen Ihnen die Fehlerquellen und ihre Konsequenzen auf und ergänzen die Vorgaben Ihrer Abnahmeformulare.

 

• Prüfen von Aufmaßen und Rechnungen auf Übereinstimmung mit der Ausführung

Erstellen von Aufmaßen und Abrechnungen

In keinem Bereich der Bauabwicklung wird es dem Auftragnehmer so leicht gemacht, einseitige Vorteile zu erringen. Darüber hinaus hat sich gezeigt, dass in Aufmaßen und Abrechnungen auch die Aufwendungen des Auftragnehmers für Bestechung eingerechnet wurden. Der Bestechungsaufwand wird dann bis zum dreifachen Wert verrechnet.

Die Prüfung der Rechnung auf Übereinstimmung mit der Baumaßnahme und nicht nur mit dem Aufmaß, teilweise von dem Auftragnehmer alleine erstellt, muss mindestens stichprobenweise durchgeführt werden. Nicht selten wird von einem Bautechniker des Auftraggebers vor Ort das Aufmaß gemeinsam mit dem Auftragnehmer erstellt und unterzeichnet. Die Prüfungen aller Prüfinstanzen werden nur noch auf Übereinstimmung mit dem Aufmaß durchgeführt. Bis zur Überweisung des Rechnungsbetrages findet keine Prüfung des Aufmaßes mehr statt. Hier liegt ein Organisationsmangel vor, den der Bauherr zu vertreten hat. Der „Kleinste“ ist letztendlich verantwortlich für die Ermittlung der gesamten Bausumme.