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Technische Revision
Der Begriff technische Revision ist für die Vielfalt der technischen Prüfungen eigentlich der Überbegriff. Das heißt, dass die Baurevision nur einen Teil der technischen Revision darstellt. Aufgrund der Aktualität und der Vielfalt der Prüfungsmöglichkeiten bei der Abwicklung von Baumaßnahmen haben wir diesen Teil unter dem Begriff Baurevision getrennt behandelt, gegliedert in Planung, Leistungserfassung, Ausschreibung, Auftragsvergabe und Abrechnung.
Im Folgenden geht es um die Teile der technischen Revision, die in der Regel nicht unter den Begriff Baurevision fallen.
Instandhaltung
Die Organisation der Instandhaltung hat wesentlichen Einfluss auf den zweckmäßigen, ordnungsmäßigen und wirtschaftlichen Ablauf aller zu planenden, auszuführenden, zu überwachenden und abzurechnenden Instandhaltungsmaßnahmen.
Aus Sicht der Revision kommt ihr deshalb hohe Priorität zu.
Die Organisation der Instandhaltung erstreckt sich sowohl auf die Arbeitsabläufe wie
- Instandhaltungsplanung und Arbeitsvorbereitung,
- Leistungsvergabe und -überwachung,
- Leistungsabnahme und –abrechnung,
als auch auf die organisatorischen Soll-Ist-Gegebenheiten eines Betriebes, wie
- organisatorische Zuordnung der Fachbereiche, Werkstätten und Lager,
- Personalorganisation,
- DV-/ Informationssysteme etc..
Aufgabe der internen Revision ist es deshalb, ihre Prüfung nicht nur auf die Planung, Ausführung und Abrechnung von Instandhaltungsleistungen auszurichten, sondern mit mindestens gleicher Intensität alle Organisationsbelange im Instandhaltungsbereich auf ihre Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit hin zu untersuchen.
Erfolgt ein Erfahrungsaustausch zwischen Instandhaltungs-, Konstruktions-/ Planungs- und Beschaffungsbereich, um entsprechende Erkenntnisse in die Planung von Neubau- und Instandhaltungsmaßnahmen einfließen zu lassen?
Ist das Kommunikationsgefüge zwischen den betroffenen Stellen ausreichend oder kann es verbessert werden?
Werden Verbesserungsvorschläge geprüft und ggf. realisiert?
Budgetierung, Beantragung und Genehmigung
Das innerbetriebliche Budgetierungs-, Beantragungs- und Genehmigungsverfahren ist in den einzelnen Unternehmen sehr unterschiedlich geregelt. Die folgenden Fragen gehen auf diese Unterschiede ein. Sie sind im Hinblick auf den wirtschaftlichen Einsatz der zu genehmigenden Mittel, die Zweckmäßigkeit der geplanten Maßnahmen, die Ordnungsmäßigkeit des Antrags- und Genehmigungsverfahrens gestellt.
Auch im Bereich der Instandhaltung sollten bei der Budgetierung - soweit möglich - geplante Maßnahmen zugrunde liegen.
Durchführung der Instandhaltung
Sie umfasst:
- Planung und Erfassung der auszuführenden Leistungen
- Auftragsvorbereitung und Auftragsvergabe
- Arbeitsführung, Überwachung und Leistungsabnahme
- Gewährleistung und Haftung
Die drei erstgenannten Punkte bieten sich für die begleitende Prüfung an. Durch sie besteht die Möglichkeit einer unmittelbaren Einwirkung der technischen Revision und einer damit einhergehenden Präventivwirkung.
Eine begleitende Prüfung ist insbesondere wegen ihrer Zeitnähe zur Ausführung der Leistung effizient. So werden Mängel, Erschwernisse und sonstige abrechnungsrelevante Kriterien früh erkannt. Bei Prüfungen nach Abschluss der Abrechnung ist dies häufig nicht mehr möglich.
Eine Prüfung durch die Revision kann sich sowohl auf den Gesamtablauf als auch ausschließlich auf Einzelabschnitte, wie z.B. die Auftragsvorbereitung und Auftragsvergabe oder die Abrechnung beziehen.
Planung und Erfassung der auszuführenden Leistungen
Die Planung, sowie eine darauf aufbauende umfassende und technisch richtige Erfassung der notwendigen auszuführenden Leistungen sind wesentliche Grundlagen für alle nachfolgenden Arbeitsschritte der Instandhaltung.
Sind sie bereits mängelbehaftet, so ist eine technisch einwandfreie und wirtschaftliche Abwicklung der eingeleiteten Maßnahmen nicht mehr gewährleistet.
In diesem Zusammenhang ist zu klären, ob die geplanten Instandhaltungsmaßnahmen auf Gewährleistungsmängel zurückzuführen und die entsprechenden Kosten dem Verursacher anzulasten sind.
Planung
Die Planung der Instandhaltung umfasst im wesentlichen die Budgetplanung, die Personalplanung (Eigenpersonal/Fremdpersonal), sowie die Konstruktions- und Materialplanung.
Hieraus ergeben sich folgende Prüfungsfragen:
Einzelmaßnahmen
- Wie groß ist die Nutzungs- bzw. Lebensdauer der Objekte?
- Gibt es ständig wiederkehrende Inspektions- und Wartungsarbeiten bei dem Einsatz von Fremdfirmen (Planung und Ausführung)?
- Sind arbeitsvorbereitende Maßnahmen bei Einsatz von eigenem Personal vorgesehen?
- Ist die Planung sinnvoll?
- Wie hoch ist der Anteil der Stundenlohnarbeiten im Verhältnis zur Gesamtleistung?
Nachteile bei Stundenlohnarbeiten sind z.B.:
- Vergleichsweise geringer Leistungseffekt
- Geminderte Kostenüberschaubarkeit
- Erhöhter Kontrollaufwand
- Weitgehende Ausschaltung des Wettbewerbs
- Gefahr von Verstößen gegen das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz.
Die vorerwähnten Abläufe lassen sich auch auf die Prüfung von Werkstätten anwenden.
Zusätzlich zu den in der Baurevision erwähnten Abläufen beim Einkauf wird auch das Beschaffungswesen insgesamt geprüft. Beispiel: beschaffen von Geräten, Fahrzeugen oder technischen Anlagen, die nicht in der VOB, sondern in der VOL enthalten sind.
Das Lagerwesen wird größtenteils durch die kaufmännische Revision geprüft. Es gibt jedoch auch technische Kriterien bei der Notwendigkeit der Lagerung von Ersatzteilen.
Um Sie als Bauherr zu entlasten, bieten wir Ihnen für die Bauabwicklung auch Projektsteuerung und Projektcontrolling an.
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